Înregistrarea cumpărărilor cu facturi de cumpărare
Creați o factură de cumpărare sau o comandă de cumpărare pentru a înregistra costul cumpărărilor și pentru a urmări conturile de plătit. Dacă trebuie să controlați un stoc, facturile de cumpărare și comenzile de cumpărare sunt, de asemenea, utilizate pentru a actualiza dinamic nivelurile stocurilor, astfel încât să puteți minimiza costurile stocurilor și să oferiți servicii mai bune pentru clienți. Costurile de cumpărare, inclusiv cheltuielile de service, și valorile stocurilor care rezultă din înregistrarea facturilor sau comenzilor de cumpărare contribuie la cifrele de profit și la alte KPI-uri financiare din Centrul de roluri.
Crearea facturilor de cumpărare
Pe lângă cumpărarea articolelor fizice (tip articolstocuri), care afectează evaluarea stocurilor, aveți posibilitatea să achiziționați servicii reprezentate de unități de timp. Aveți posibilitatea să faceți acest lucru fie cu tipul de articol service, fie cu tipul de linie Resursă.
Notă
Trebuie să utilizați comenzi de cumpărare dacă procesul de cumpărare necesită înregistrarea recepțiilor parțiale ale unei cantități de comandă, de exemplu, deoarece întreaga cantitate nu era disponibilă la furnizor. Dacă vindeți articole prin livrarea directă de la furnizor către client, ca livrare directă, atunci trebuie să utilizați și comenzi de cumpărare. Pentru mai multe informații, consultați Efectuarea livrărilor directe. În toate celelalte aspecte, comenzile de cumpărare funcționează la fel ca facturile de cumpărare. Următoarea procedură se bazează pe o factură de cumpărare. Pașii sunt similari pentru o comandă de cumpărare.
Când primiți articolele de stoc sau când serviciul achiziționat este finalizat, înregistrați factura sau comanda de cumpărare pentru a actualiza stocurile și înregistrările financiare și pentru a activa plata către furnizor în conformitate cu condițiile de plată. Pentru mai multe informații, consultați Înregistrarea cumpărărilor și efectuarea plăților.
Precauţie
Nu înregistrați o factură de cumpărare pentru articole fizice până când nu primiți articolele și cunoașteți costul final al cumpărării, inclusiv orice taxe suplimentare. În caz contrar, valoarea stocurilor și cifrele profitului pot fi denaturate.
Fișa articolului poate fi de tipul Stocuri, Serviceși Non-Inventar pentru a specifica dacă articolul este o unitate de inventar fizic, o unitate de timp de lucru sau o unitate fizică care nu este păstrată în stoc. Pentru mai multe informații, consultați Înregistrarea elementelor noi. Procesul facturii de cumpărare este același pentru toate cele trei tipuri de articole.
Notă
Cu tipul de linie de cumpărare resursă, aveți posibilitatea să achiziționați resurse externe, de exemplu, pentru a factura un furnizor pentru lucrul livrat. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea resurselor.
Pentru a utiliza o resursă achiziționată, poate fi necesar să setați capacitatea resursei și să o asociați manual unei lucrări. Cumpărarea unei resurse va crea o intrare în registrul de resurse, cu toate acestea, intrările din registrul de resurse nu sunt urmărite pentru cantitate și valoare, așa sunt, de exemplu, articolele. Dacă este necesară urmărirea cantității și a valorii, luați în considerare utilizarea altor tipuri de articole de linie.
Aveți posibilitatea să completați câmpurile de furnizori din factura de cumpărare în două moduri, în funcție de faptul dacă furnizorul este deja trecut în evidență.
Pentru a crea o factură de cumpărare
În cele ce urmează se descrie se creează o factură de cumpărare. Pașii sunt similari pentru o comandă de cumpărare. Principala diferență este că comenzile de cumpărare au câmpuri și acțiuni suplimentare pentru manipularea fizică a articolelor.
Selectați
pictograma, introduceți Facturi de cumpărare, apoi alegeți linkul corelat.În câmpul Furnizor, introduceți numele unui furnizor existent.
Alte câmpuri din pagina Factură cumpărare sunt acum completate cu informațiile standard ale furnizorului selectat. Dacă furnizorul nu este înregistrat, urmați acești pași:
- În câmpul Furnizor, introduceți numele noului furnizor.
- În caseta de dialog despre înregistrarea noului furnizor, selectați butonul Da.
- Pe pagina Selectați un șablon pentru un furnizor nou, alegeți un șablon pe care să bazați noua fișă de furnizor, apoi alegeți butonul OK.
- Se deschide o nouă fișă de furnizor, preumplută cu informațiile din șablonul de furnizor selectat. Câmpul Nume este preumplut cu numele noului furnizor pe care l-ați introdus în factura de cumpărare.
- Continuați să completați câmpurile rămase din fișa furnizorului. Pentru mai multe informații, consultați Evidența furnizorilor noi.
- După ce ați completat fișa furnizorului, selectați butonul OK pentru a reveni la pagina Factură cumpărare.
Mai multe câmpuri din pagina Factură cumpărare sunt completate cu informații pe care le-ați specificat în fișa de furnizor nouă.
Completați câmpurile rămase în pagina Factură cumpărare, după este necesar. Treceți cu mouse-ul peste un câmp pentru a citi o scurtă descriere.
Acum sunteți gata să completați liniile facturii de cumpărare cu articole sau resurse pe care le-ați achiziționat de la furnizor.
Notă
Dacă ați parametrizat linii de cumpărare recurente pentru furnizor, ar fi o comandă lunară de reaprovizionare, aveți posibilitatea să inserați aceste linii în factură alegând acțiunea Preluare linii cumpărare recurente.
Pe fila sintetică Linii, în câmpul Nr. articol, introduceți numărul unui articol de stoc sau al unui articol de service.
În câmpul Cantitate, introduceți numărul de articole de cumpărat.
Notă
Pentru articolele de tip Service și pentru liniile de tip Resursă, cantitatea este o unitate de timp, ar fi orele, așa este indicat în câmpul Cod unitate de măsură de pe linie.
Câmpul Sumă linie este actualizat pentru a afișa valoarea din câmpul Cost unitar direct înmulțită cu valoarea din câmpul Cantitate.
Prețul și suma liniei sunt afișate cu sau fără taxă de vânzare, în funcție de ceea ce ați selectat în câmpul Prețuri incluzând tva din fișa furnizorului.
Câmpurile totaluri de sub linii sunt actualizate automat pe măsură ce creați sau modificați linii pentru a afișa sumele care vor fi înregistrate în registre.
Notă
În cazuri rare, sumele înregistrate se pot abate de la ceea ce se afișează în câmpurile totaluri. Acest lucru se datorează de obicei calculelor de rotunjire în raport cu TVA sau taxa pe vânzări.
Pentru a verifica sumele care vor fi înregistrate efectiv, aveți posibilitatea să utilizați pagina Statistică, care ia în considerare calculele de rotunjire. De asemenea, dacă alegeți acțiunea Lansare, câmpurile totaluri vor fi actualizate pentru a include calcule de rotunjire.
În câmpul Sumă reducere factură, introduceți o sumă care trebuie dedusă din valoarea afișată în câmpul Total incl.
Notă
Dacă ați parametrizat reduceri de factură pentru furnizor, atunci valoarea procentuală specificată este inserată automat în câmpul % Reducere factură furnizor dacă sunt îndeplinite criteriile și suma corelată este inserată în câmpul Sumă reducere factură.
Când primiți articolele sau serviciile achiziționate, selectați Înregistrare.
Cumpărarea se reflectă acum în stocuri, registre de resurse și înregistrări financiare, iar plata furnizorului este activată. Factura de cumpărare este eliminată din lista de facturi de cumpărare și înlocuită cu un document nou în lista facturilor de cumpărare înregistrate.
Facturi înregistrate
După ce factura a fost înregistrată, o găsiți în lista de facturi înregistrate. Atât lista Facturi vânzare înregistrate, cât și lista Facturi cumpărare înregistrate afișează facturile înregistrate cu numerele finale de factură. Din listă, aveți posibilitatea să căutați fiecare factură înregistrată și să corectați sau să revocați o factură înregistrată.
Pentru fiecare factură înregistrată, aveți posibilitatea să căutați statistici, dimensiuni și intrările din registru care sunt rezultatul facturii înregistrate. De asemenea, aveți posibilitatea să imprimați sau să trimiteți factura înregistrată.
Aveți posibilitatea să corectați sau să revocați cu ușurință o factură de cumpărare înregistrată înainte de a plăti furnizorul. Acest lucru este util dacă doriți să corectați o greșeală de tastare sau dacă doriți să modificați achiziția la începutul procesului de comandă. Pentru mai multe informații, consultați Corectarea sau revocarea facturilor de cumpărare neplătite. Dacă ați plătit deja pentru articole sau servicii din factura de cumpărare înregistrată, trebuie să creați o notă de credit de cumpărare pentru a inversa cumpărarea. Pentru mai multe informații, consultați Procesul de returnare sau anulare a cumpărărilor.
Deschideți lista Facturi cumpărare înregistrate în Firmă centrală.
Consultați Instruire corelată la Microsoft Learn
A se vedea, de asemenea,
Cumpărare
Parametrizarea cumpărării
Configurare resurse
Înregistrarea cumpărărilor
Solicitare oferte
Articole de cumpărare pentru o vânzare
Înregistrare furnizori noi
Pregătirea livrărilor directe
Lucrul cu Business Central
Notă
Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.
Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).