Utilizarea OCR pentru a transforma fișierele PDF și imagine în documente electronice

Din fișierele PDF sau imagine pe care le primiți de la partenerii comerciali, puteți avea un serviciu OCR extern (Optical Character Recognition) care poate genera documente electronice care pot fi convertite în înregistrări de documente în Business Central. De exemplu, când primiți o factură în format PDF de la furnizor, aveți posibilitatea să o trimiteți serviciului OCR din pagina Documente de intrare. Acest lucru este descris în prima procedură.

Ca alternativă la trimiterea fișierului din pagina Documente primite, puteți trimite fișierul la serviciul OCR prin e-mail. Apoi, când primiți documentul electronic înapoi, se creează automat o înregistrare de document de intrare corelată. Acest lucru este descris în a doua procedură.

După câteva secunde, primiți fișierul înapoi de la serviciul OCR ca factură electronică care poate fi convertită într-o factură de cumpărare pentru furnizor. Acest lucru este descris în a treia procedură.

Deoarece OCR se bazează pe recunoașterea optică, este probabil ca serviciul OCR să interpreteze greșit caracterele din PDF sau fișierele imagine atunci când procesează pentru prima dată documentele unui anumit furnizor, de exemplu. Acesta nu poate interpreta sigla companiei ca numele furnizorului sau poate interpreta greșit suma totală de pe o recepție din cauza aspectului său. Pentru a evita ca aceste erori să meargă înainte, aveți posibilitatea să corectați erorile într-o versiune separată a paginii Document de intrare. Apoi trimiteți corecțiile înapoi la serviciul OCR pentru a-l instrui să interpreteze corect caracterele specifice data viitoare când procesează un document PDF sau imagine pentru același furnizor. Pentru mai multe informații, consultați Pentru instruirea serviciului OCR pentru a evita erorile.

Traficul de fișiere către și de la serviciul OCR este procesat de o intrare dedicată cozii de lucrări, care se creează automat atunci când activați conexiunea de serviciu corelată. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea documentelor de intrare.

Pentru a trimite un fișier PDF sau imagine la serviciul OCR din pagina Documente primite

Selectați pictograma, introduceți Documente de intrare, apoi alegeți linkul corelat.
Creați o nouă înregistrare de document de intrare și atașați fișierul. Pentru mai multe informații, consultați Crearea înregistrărilor de documente primite.
Pe pagina Documente de intrare, selectați una sau mai multe linii, apoi alegeți acțiunea Trimitere la coadă de lucrări.

Valoarea din câmpul Stare OCR se modifică în Gata. PDF-ul sau fișierul imagine atașat este trimis serviciului OCR de către coada de lucrări conform planificării, cu condiția să nu existe erori.
Alternativ, pe pagina Documente de intrare, selectați una sau mai multe linii, apoi alegeți acțiunea Trimitere la serviciul OCR.

Valoarea din câmpul Stare OCR se modifică în Trimis, cu condiția să nu existe erori.

Pentru a trimite un fișier PDF sau imagine serviciului OCR prin e-mail

Din aplicația de e-mail, puteți trimite un e-mail furnizorului de servicii OCR cu FIȘIERUL PDF sau imagine atașat. Pentru informații despre adresa de e-mail la care să trimiteți, consultați site-ul web al furnizorului de servicii OCR.

Deoarece nu există nicio înregistrare de document de intrare pentru fișier, o nouă înregistrare va fi creată automat pe pagina Documente de intrare când primiți documentul electronic rezultat de la serviciul OCR. Pentru mai multe informații, consultați Crearea înregistrărilor de documente primite.

Notă

Dacă lucrați pe o tabletă sau pe un telefon, puteți trimite fișierul la serviciul OCR de îndată ce ați făcut o fotografie a documentului sau puteți crea un document de intrare direct. Pentru mai multe informații, consultați Pentru a crea o înregistrare de document de intrare făcând o fotografie.

Pentru a primi documentul electronic rezultat de la serviciul OCR.

Documentul electronic creat de serviciul OCR din fișierul PDF sau imagine este primit automat în pagina Documente primite de intrarea în coada de lucrări care este configurată când activați serviciul OCR.

Dacă nu utilizați o coadă de lucrări sau doriți să primiți un document OCR terminat mai devreme decât conform planificării cozii de lucrări, aveți posibilitatea să alegeți butonul Primire din Serviciul OCR. Acest lucru va primi toate documentele care sunt completate de serviciul OCR.

Notă

Dacă serviciul OCR este configurat să necesite verificarea manuală a documentelor procesate, atunci câmpul Stare OCR va conține Verificarea în așteptare. În acest caz, efectuați următorii pași pentru a vă conecta la site-ul web al serviciului OCR pentru a verifica manual un document OCR.

În câmpul Stare OCR, alegeți hyperlink-ul Verificare în așteptare.
Pe site-ul web al serviciului OCR, conectați-vă utilizând acreditările contului de serviciu OCR. Acestea sunt acreditările pe care le-ați utilizat și la configurarea serviciului. Pentru mai multe informații, consultați Pentru a parametriza un serviciu OCR.

Se afișează informații pentru documentul OCR, care afișează atât conținutul sursă al fișierului PDF sau imagine, cât și valorile câmpului OCR rezultat.
Examinați diferitele valori de câmp și editați manual sau introduceți valori în câmpuri pe care serviciul OCR le-a etichetat ca incerte.
Alegeți butonul OK. Procesul OCR este finalizat și documentul electronic rezultat este trimis la pagina Documente primite din Business Central, în conformitate cu planificarea cozii de lucrări.
Repetați pasul 4 pentru orice alt document OCR care urmează să fie verificat.

Acum aveți posibilitatea să continuați crearea înregistrărilor de documente pentru documentele electronice primite în Business Central, manual sau automat. Pentru mai multe informații, consultați următoarea procedură. De asemenea, aveți posibilitatea să conectați noua înregistrare de document de intrare la documentul înregistrat sau neînregistrat existent, astfel încât fișierul sursă să fie ușor de accesat din Business Central. Pentru mai multe informații, consultați Procesarea documentelor primite.

Pentru a crea o factură de cumpărare dintr-un document electronic primit de la serviciul OCR

Următoarea procedură descrie modul de creare a unei înregistrări de factură de cumpărare dintr-o factură de furnizor primită ca document electronic de la serviciul OCR. Procedura este aceeași când creați, de exemplu, o linie de jurnal general dintr-o recepție de cheltuieli sau dintr-o comandă de retur vânzare de la un client.

Notă

Câmpurile Descriere și Nr. din liniile de document create vor fi completate numai dacă ați înregistrat mai întâi textul mapat din documentul OCR la cele două câmpuri din Business Central. Aveți posibilitatea să efectuați această mapare ca referințe încrucișate ale elementelor, pentru liniile de document de tip Element. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea referințelor încrucișate la articole. De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați funcția Mapare text-la-cont. Pentru mai multe informații, consultați Pentru a mapa textul dintr-un document primit către un anumit furnizor, contabilitate sau cont bancar.

Selectați linia pentru documentul de intrare, apoi selectați acțiunea Creare document.

O factură de cumpărare va fi creată în Business Central pe baza informațiilor din documentul electronic de furnizor pe care l-ați primit de la serviciul OCR. Informațiile vor fi inserate în noua factură de cumpărare pe baza mapării pe care ați definit-o ca referință încrucișată sau ca mapare text-la-cont.

Orice erori de validare, de obicei legate de date principale greșite sau lipsă în Business Central, vor fi afișate pe fila sintetică Erori și avertismente. Pentru mai multe informații, consultați Pentru a gestiona erorile la primirea documentelor electronice.

Pentru a mapa textul dintr-un document primit la un anumit cont de furnizor

Pentru documentele primite, utilizați de obicei acțiunea Mapare text în cont pentru a defini faptul că un anumit text dintr-o factură de furnizor primită de la serviciul OCR este mapat la un anumit cont de furnizor. Mergând mai departe, orice parte a descrierii documentului de intrare care există ca text de mapare înseamnă că câmpul Nr. din liniile de document sau jurnal rezultate de tip Cont contabil de tip sunt umplute cu furnizorul în cauză.

Pe lângă maparea la un cont de furnizor sau la conturi contabile, aveți posibilitatea să mapați și la un cont bancar. Acest lucru este practic, de exemplu, pentru documentele electronice pentru cheltuielile care sunt deja plătite în cazul în care doriți să creați o linie de jurnal general care este gata pentru a înregistra într-un cont bancar.

Selectați linia de document de intrare relevantă, apoi selectați acțiunea Mapare text în cont. Se deschide pagina Mapare text-la-cont.
În câmpul Mapare text, introduceți orice text care apare pe facturile de furnizor pentru care doriți să creați documente de cumpărare sau linii de jurnal. Aveți posibilitatea să introduceți până la 50 de caractere.
În câmpul Nr. furnizor, introduceți furnizorul pentru care va fi creat documentul de cumpărare sau linia de jurnal rezultată.
În câmpul Nr. cont debit, introduceți contul contabil de tip debit care va fi inserat în documentul de cumpărare sau în linia de jurnal rezultată de tip Cont contabil.
În câmpul Nr. cont credit, introduceți contul contabil de tip credit care va fi inserat în documentul de cumpărare sau în linia de jurnal rezultată de tip Cont contabil.

Notă

Nu utilizați câmpurile Tip sursă corespondentă și Nr. sursă corespondentă în legătură cu documentele primite. Acestea sunt utilizate numai pentru reconcilierea automată a plăților. Pentru mai multe informații, consultați Maparea textului plăților recurente către conturi pentru reconciliere automată.
Repetați pașii de la 2 la 5 pentru tot textul din documentele primite pentru care doriți să creați automat documente.

Pentru a gestiona erorile la primirea documentelor electronice

Pe pagina Documente primite, selectați linia pentru un document electronic primit de la serviciul OCR cu erori. Acest lucru este indicat de valoarea eroare din câmpul Stare OCR.
Alegeți acțiunea Editare pentru a deschide pagina Document de intrare.
Pe fila sintetică Erori și avertismente, selectați mesajul, apoi selectați acțiunea Deschidere înregistrare corelată.
Se deschide pagina care conține date greșite sau lipsă, ar fi o fișă de furnizor cu o valoare de câmp lipsă.
Corectați eroarea sau erorile descrise în fiecare mesaj de eroare.
Continuați să procesați documentul electronic de intrare alegând din nou acțiunea Creare manuală.
Repetați pașii 5 și 6 pentru orice erori rămase până când documentul electronic poate fi primit cu succes.

Pentru a instrui serviciul OCR pentru a evita erorile

Pagina Corecție date OCR, pe care o deschideți din pagina Document de intrare, afișează câmpurile din fila sintetică Informații financiare în două coloane, una cu datele OCR editabile și una cu datele OCR doar în citire. Când alegeți butonul Trimitere feedback OCR, conținutul paginii Corecție date OCR este trimis serviciului OCR. Data viitoare când serviciul procesează fișiere PDF sau imagine care conțin datele în cauză, corecțiile vor fi încorporate pentru a evita aceleași erori.

Selectați pictograma, introduceți Documente de intrare, apoi alegeți linkul corelat.
Deschideți o înregistrare de document de intrare care conține date primite de la serviciul OCR, pe care doriți să le corectați.
Pe pagina Document de intrare, alegeți acțiunea Corectare date OCR.
Pe pagina Corecție date OCR, suprascrieți datele din coloana editabilă pentru fiecare câmp care are o valoare incorectă.
Pentru a anula corecțiile pe care le-ați făcut de când ați deschis pagina Corecție date OCR, selectați acțiunea Reinițializare date OCR.
Pentru a trimite corecțiile la serviciul OCR, alegeți acțiunea Trimitere feedback OCR.
Pentru a salva corecțiile, închideți pagina Corecție date OCR.

Câmpurile din fila sintetică Informații financiare din pagina Document de intrare sunt actualizate cu orice valori noi pe care le-ați introdus în pasul 4.

A se vedea, de asemenea,

Procesare documente primite
Documente de intrare
Cumpărare
Lucrul cu Business Central

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).