Lucrul cu jurnale generale

Majoritatea tranzacțiilor financiare sunt înregistrate în contabilitate prin documente de afaceri dedicate, ar fi facturile de cumpărare și comenzile de vânzare. Dar aveți, de asemenea, posibilitatea să procesați activități de afaceri, ar fi cumpărarea, plata, utilizarea jurnalelor recurente pentru a înregistra angajamente sau rambursarea cheltuielilor angajaților prin înregistrarea liniilor de jurnal în diverse jurnale din Business Central.

Majoritatea jurnalelor se bazează pe Jurnalul generalși aveți posibilitatea să procesați toate tranzacțiile din pagina Jurnal general. Pentru mai multe informații, consultați Înregistrarea tranzacțiilor direct în Contabilitate.

De exemplu, aveți posibilitatea să utilizați cheltuielile angajaților de înregistrare din bani proprii pentru cheltuielile legate de firmă, pentru rambursare ulterioară. Pentru mai multe informații, consultați Înregistrarea și rambursarea cheltuielilor angajaților.

Dar, în multe cazuri, veți dori să utilizați jurnalele optimizate pentru anumite tipuri de tranzacții, ar fi Jurnalul de plăți pentru înregistrarea plăților. Pentru mai multe informații, consultați Înregistrarea plăților și rambursărilor în Jurnalul de plăți.

Jurnalele generale se utilizează pentru a înregistra tranzacții financiare direct în conturi generale și în alte conturi, ar fi conturi bancare, de clienți, de furnizori și de angajați. Înregistrarea cu un jurnal general creează întotdeauna intrări în conturile contabile. Acest lucru este valabil chiar și atunci când, de exemplu, înregistrați o linie de jurnal într-un cont de client, deoarece o intrare este înregistrată într-un cont de creanțe din contabilitate printr-o grupă de înregistrare.

Informațiile pe care le introduceți într-un jurnal sunt temporare și pot fi modificate în timp ce se află în jurnal. Când înregistrați jurnalul, informațiile sunt transferate în intrări din conturi individuale, unde nu se pot modifica. Totuși, aveți posibilitatea să anulați aplicarea intrărilor înregistrate și să înregistrați intrările de stornare sau de rectificare. Pentru mai multe informații, consultați Stornarea înregistrărilor în jurnal și Anularea recepțiilor/livrărilor.

Notă

Jurnalul general afișează implicit numai un număr limitat de câmpuri din linia de jurnal. Dacă doriți să vedeți câmpuri suplimentare, ar fi câmpul Tip cont, alegeți acțiunea Afișare mai multe coloane. Pentru a ascunde din nou câmpurile suplimentare, alegeți acțiunea Afișare mai puține coloane. Când vedeți mai puține coloane, se utilizează aceeași dată de înregistrare pentru toate liniile. Dacă doriți să aveți mai multe date de înregistrare pentru aceeași intrare de jurnal, selectați acțiunea Afișare mai multe coloane.

Utilizarea șabloanelor și loturilor de jurnal

Există mai multe șabloane de jurnal general. Fiecare șablon de jurnal este reprezentat de o pagină dedicată cu anumite funcții și de câmpurile necesare pentru a accepta aceste funcții, ar fi pagina Jurnal reconciliere plăți pentru procesarea plăților bancare și pagina Jurnal plăți pentru a plăti furnizorii sau pentru a rambursa angajații. Pentru mai multe informații, consultați Efectuarea plăților și reconcilierea plăților clienților cu Jurnalul de încasări sau din intrările din registrul clientului.

Pentru fiecare șablon de jurnal, aveți posibilitatea să parametrizați propriul jurnal personal ca lot de jurnale. De exemplu, aveți posibilitatea să definiți propriul lot de jurnale pentru jurnalul de plăți care are aspectul și setările personale. Următorul sfat este un exemplu de personalizare a unui jurnal.

Sfat

Dacă selectați caseta de selectare Sugerare sumă corespondentă de pe linie pe lot în pagina Loturi jurnal general, atunci câmpul Sumă din, de exemplu, liniile jurnalului general pentru același număr de document este completat automat cu valoarea necesară pentru echilibrarea documentului. Pentru mai multe informații, consultați Închirierea valorilor sugerează business central.

Sfat

Pentru a adăuga sau elimina câmpuri din jurnale, utilizați bannerul Personalizare. Pentru mai multe informații, consultați Personalizarea spațiului de lucru.

Validarea loturilor jurnal general

Pentru a preveni întârzierile la înregistrare, aveți posibilitatea să activați o verificare de fond care vă va notifica atunci când există o greșeală în jurnalul financiar la care lucrați și care vă va împiedica să înregistrați jurnalul. Pe pagina Lot jurnal general, aveți posibilitatea să alegeți Verificare erori de fundal pentru ca Business Central să valideze jurnalele financiare, ar fi jurnalele generale sau de plăți, în timp ce lucrați la acestea.

Când activați validarea, Caseta cu detalii verificare jurnal se afișează lângă liniile jurnalului și va afișa probleme în linia curentă și în întregul lot. Validarea se produce când încărcați un lot de jurnale financiare și când alegeți o altă linie de jurnal. Dala Totală probleme din Caseta cu detalii afișează numărul total de probleme găsite de Business Central și o puteți alege pentru a deschide o prezentare generală a problemelor.

Aveți posibilitatea să utilizați acțiunile Afișare linii cu probleme și Afișare toate liniile pentru a comuta între liniile de jurnal care au sau nu probleme. Noua Casetă cu detalii linie jurnal oferă o prezentare generală rapidă și acces la datele din liniile de jurnal, ar fi contul contabil, clientul sau furnizorul, precum și la parametrizarea înregistrării pentru anumite conturi.

Inversarea jurnalelor pentru corectarea greșelilor

Când lucrați cu jurnale care au multe linii și ceva nu merge bine, este important să aveți o modalitate ușoară de a corecta greșelile. Pagina Jurnal general înregistrat oferă câteva acțiuni care vă pot ajuta.

• Copiere linii selectate în jurnal - Copiați numai liniile pe care le selectați.
• Copiere evidență contabilă în Jurnal - Copiați toate liniile care aparțin aceleiași evidențe contabile.

Aceste acțiuni vă permit să creați o copie a unei linii de jurnal general sau a unui lot, apoi să specificați următoarele:

• Jurnalul pentru a copia liniile în
• Fie cu semne opuse (un jurnal de inversare)
• O altă dată de înregistrare sau un alt număr de document

Pentru a permite copierea jurnalelor în jurnalegenerale înregistrate, pe pagina Șabloane jurnal general, selectați caseta de selectare Copiere în linii jurnal înregistrat. După ce permiteți persoanelor să copieze jurnale generale înregistrate, dacă este necesar, aveți posibilitatea să dezactivați copierea pentru anumite loturi.

Înțelegerea conturilor principale și a conturilor corespondente

Dacă ați parametrizat conturi corespondente implicite pentru loturile de jurnale din pagina Jurnale generale, contul corespondent va fi completat automat când completați câmpul Nr. cont. În caz contrar, completați manual câmpul Nr. cont și câmpul Nr. cont corespondent. O sumă pozitivă din câmpul Sumă este debitată în contul principal și creditată în contul corespondent. O sumă negativă este creditată în contul principal și debitată în contul corespondent.

Notă

TVA se calculează separat pentru contul principal și contul corespondent, astfel încât să poată utiliza diferite rate procentuale de TVA.

Lucrul cu jurnale recurente

Un jurnal recurent este un jurnal general cu câmpuri specifice pentru gestionarea tranzacțiilor pe care le înregistrați frecvent cu puține modificări sau fără modificări, ar fi chiria, abonamentele, electricitatea și căldura. Utilizând aceste câmpuri pentru tranzacții recurente, aveți posibilitatea să înregistrați atât sume fixe, cât și sume variabile. De asemenea, aveți posibilitatea să specificați intrări de inversare automată pentru ziua următoare datei înregistrării. De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați chei de alocare pentru a împărți intrările recurente între diverse conturi. Pentru mai multe informații, consultați Alocarea sumelor din jurnal recurente în mai multe conturi.

Cu un jurnal recurent, intrările care vor fi înregistrate în mod regulat trebuie să fie tastate o singură dată. Cu alte date, conturile, dimensiunile și valorile de dimensiuni și așa mai departe pe care le introduceți vor rămâne în jurnal după înregistrare. Dacă sunt necesare ajustări, aveți posibilitatea să le efectuați cu fiecare înregistrare.

Câmpul Metodă recurentă

Acest câmp determină modul în care este tratată suma din linia de jurnal după înregistrare. De exemplu, dacă veți utiliza aceeași sumă de fiecare dată când înregistrați linia, aveți posibilitatea să lăsați suma să rămână. Dacă veți utiliza aceleași conturi și același text pe linie, dar suma va varia de fiecare dată când înregistrați, aveți posibilitatea să alegeți să ștergeți suma după înregistrare.

Pentru a	vedea
F Fix	Suma din linia de jurnal va rămâne după înregistrare.
Variabilă V	Suma din linia de jurnal va fi ștearsă după înregistrare.
B Sold	Suma înregistrată în contul de pe linie va fi alocată între conturile specificate pentru linia din tabelul Alocare jurnal gen. Soldul contului va fi astfel setat la zero. Nu uitați să completați câmpul % Alocare din pagina Alocări. Pentru mai multe informații, consultați Alocarea sumelor din jurnal recurente în mai multe conturi.
Rf Inversare fixă	Suma din linia de jurnal va rămâne după înregistrare, iar o intrare corespondentă va fi înregistrată în ziua următoare.
Variabilă de inversare RV	Suma din linia de jurnal va fi ștearsă după înregistrare, iar o intrare corespondentă va fi înregistrată în ziua următoare.
Balanță de inversare RB	Suma înregistrată în contul de pe linie va fi alocată între conturile specificate pentru linia de pe pagina Alocări. Soldul contului va fi setat la zero, iar o intrare corespondentă este înregistrată în ziua următoare.
Sold BD după dimensiune	Linia de jurnal alocă costurile pe baza soldului unui cont contabil după dimensiune. Vi se va solicita să setați filtrele de dimensiuni care să fie utilizate pentru a calcula soldul contului contabil sursă după dimensiunea din care doriți să alocați costurile. Alternativ, alegeți mai târziu acțiunea Setare filtre dimensiune.
RBD Inversare sold după dimensiune	Linia de jurnal alocă costurile pe baza soldului de stornare al unui cont contabil după dimensiune. Vi se va solicita să setați filtrele de dimensiuni care să fie utilizate pentru a calcula soldul contului contabil sursă după dimensiunea din care doriți să alocați costurile. Alternativ, alegeți mai târziu acțiunea Setare filtre dimensiune.

Notă

Câmpurile TVA pot fi completate fie pe linia de jurnal recurent, fie în linia de jurnal de alocare, dar nu și în ambele. Cu alte cheltuieli, ele pot fi completate pe pagina Alocări numai dacă liniile corespunzătoare din jurnalul recurent nu sunt completate.

Câmp Frecvență recurentă

Acest câmp determină cât de des va fi înregistrată intrarea din linia de jurnal. Este un câmp formulă de dată și trebuie completat pentru liniile de jurnal recurente. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea formulelor de dată.

Exemple

Dacă linia de jurnal trebuie înregistrată în fiecare lună, introduceți "1M". După fiecare înregistrare, data din câmpul Data înreg.

Dacă doriți să înregistrați o intrare în ultima zi a fiecărei luni, aveți posibilitatea să efectuați una dintre următoarele acțiuni:

• Înregistrați prima intrare în ultima zi a lunii introducând 1D+1M-1D (1 zi + 1 lună - 1 zi). Cu această formulă, data înregistrării este calculată corect, indiferent de câte zile există în lună.

• Înregistrați prima intrare în orice zi arbitrară a unei luni introducând 1M+CM. Cu această formulă, data înregistrării va fi după o lună întreagă + zilele rămase din luna curentă.

Câmpul Dată expirare

Acest câmp determină data la care linia va fi înregistrată pentru ultima dată. Linia nu va fi înregistrată după această dată.

Avantajul utilizării câmpului este că linia nu va fi ștearsă imediat din jurnal și aveți întotdeauna posibilitatea să înlocuiți data de expirare curentă cu una ulterioară, astfel încât să utilizați linia mai departe în viitor.

Dacă câmpul este necompletat, linia va fi înregistrată de fiecare dată când înregistrați până când este ștearsă din jurnal.

Alocarea sumelor din jurnalul recurent în mai multe conturi

Pe pagina Jurnal general recurent, aveți posibilitatea să alegeți acțiunea Alocări pentru a vedea sau a gestiona modul în care sumele din linia de jurnal recurent sunt alocate mai multor conturi și dimensiuni. Rețineți că o alocare funcționează ca linie de cont corespondentă la linia de jurnal recurent.

La fel ca într-un jurnal recurent, trebuie să introduceți o alocare o singură dată. Alocarea va rămâne în jurnalul de alocare după înregistrare, astfel încât nu este necesar să introduceți sume și alocări de fiecare dată când înregistrați linia de jurnal recurent.

Dacă metoda recurentă din jurnalul recurent este setată la Sold sau Inversare sold, atunci toate codurile de valori de dimensiune din jurnalul recurent nu sunt luate în considerare atunci când contul este setat la zero. Deci, dacă alocați o linie recurentă la diferite valori de dimensiuni din pagina Alocări, atunci se va crea o singură intrare de stornare. De aceea, dacă alocați o linie de jurnal recurentă care conține un cod de valoare de dimensiune, atunci nu trebuie să introduceți același cod în pagina Alocări. Dacă faceți acest lucru, valorile de dimensiune vor fi incorecte.

Pentru a aloca sume de jurnal recurente pe baza dimensiunilor, setați câmpul Metodă recurentă la Sold după dimensiune sau Inversare sold după dimensiune. Dacă metoda recurentă din jurnalul recurent este setată la Sold după dimensiune sau Inversare sold după dimensiune, atunci toate codurile de valori de dimensiune din jurnalul recurent sunt luate în considerare atunci când contul este setat la zero. Deci, dacă alocați o linie recurentă la diferite valori de dimensiuni din pagina Alocări, se creează un număr de intrări de stornare care corespund numărului de combinații de valori de dimensiuni din care este compus soldul. Dacă alocați soldul contului prin jurnalul recurent care conține un cod de valoare de dimensiune, nu uitați să utilizați Sold după dimensiune sau Inversare sold după dimensiune pentru a vă asigura că valorile de dimensiune sunt corect echilibrate sau inversate din contul sursă.

De exemplu, compania are câteva unități de business și câteva departamente pe care controlerele le-au parametrizat ca dimensiuni. Pentru a accelera procesul de intrare a facturii de cumpărare, decideți să solicitați funcționarilor de datorii conturilor să introducă numai dimensiunile unității de business. Deoarece fiecare filială are chei de alocare specifice pentru dimensiunea Departament, ar fi pe baza numărului de angajați, aveți posibilitatea să utilizați metodele recurente sold BD după dimensiune sau RBD după dimensiune pentru a re-aloca cheltuielile pentru fiecare filială departamentelor potrivite pe baza cheilor de alocare.

Notă

Dimensiunile pe care le setați pe liniile de alocare nu sunt calculate automat și trebuie să specificați ce valori de dimensiune trebuie setate în conturile de alocare. În cazul în care doriți să păstrați legătura dintre dimensiunea contului sursă și dimensiunea contului de alocare, vă recomandăm să utilizați în schimb capacitățile de contabilitate a costurilor.

Exemplu: Alocarea plăților chiriei către diferite departamente

Plătiți chirie în fiecare lună, astfel încât ați introdus suma chiriei în contul de numerar pe o linie de jurnal recurentă. Pe pagina Alocări, aveți posibilitatea să împărțiți cheltuielile între mai multe departamente (dimensiune departament) în funcție de numărul de metri pătrați pe care îl ocupă fiecare. Calculul se bazează pe procentul de alocare de pe fiecare linie. Aveți posibilitatea să introduceți diverse conturi pe linii de alocare diferite (dacă chiria va fi împărțită și între mai multe conturi) sau aveți posibilitatea să introduceți același cont, dar cu diferite coduri de valori de dimensiune pentru dimensiunea Departament pe fiecare linie.

Calcul dată inversare

Când utilizați jurnale generale recurente pentru a înregistra angajamente la sfârșitul unei perioade, este important să aveți control deplin asupra intrărilor de inversare. Pe pagina Jurnale generale recurente, câmpul Calcul dată inversare vă permite să controlați data la care vor fi înregistrate intrările de inversare când se utilizează metode recurente de inversare.

Exemplu

Angajamentele sunt de obicei înregistrate cu metode recurente Fix, Variabil sau Sold din linia de jurnal. Data înregistrării sumei înregistrate în contul din linia de jurnal se calculează utilizând frecvența recurentă. Data înregistrării pentru intrarea corespondentă se calculează utilizând câmpul Calcul dată inversare, după urmează:

• Dacă câmpul este necompletat, intrarea corespondentă va fi înregistrată a doua zi.
• Dacă câmpul conține o formulă de dată (de exemplu, 5D timp de cinci zile), intrarea corespondentă va fi înregistrată cu o dată de înregistrare calculată utilizând calculul datei inversării.

Notă

În mod implicit, câmpul Calcul dată inversare nu este disponibil în pagina Jurnale generale recurente. Pentru a utiliza câmpul, trebuie să îl adăugați personalizând pagina. Pentru mai multe informații, consultați Personalizarea spațiului de lucru.

Lucrul cu jurnale standard

După ce ați creat linii de jurnal pe care știți că este posibil să le creați din nou mai târziu, aveți posibilitatea să le salvați ca jurnal standard înainte de a înregistra jurnalul. Această funcționalitate se aplică jurnalelor de articole și jurnalelor generale.

Notă

Următoarea procedură se referă la jurnalul de articole, dar informațiile se aplică și jurnalului general.

Pentru a salva un jurnal standard

1. Selectați pictograma, introduceți Jurnale articole, apoi alegeți linkul corelat.

2. Introduceți una sau mai multe linii de jurnal.

3. Selectați liniile de jurnal pe care doriți să le reutilizați.

4. Alegeți acțiunea Salvare ca jurnal standard.

5. În pagina de solicitare Salvare ca jurnal articol standard, definiți un jurnal de articole standard nou sau existent în care trebuie salvate liniile.

   Dacă ați creat deja unul sau mai multe jurnale de articole standard și doriți să înlocuiți unul dintre acestea cu noul set de linii de jurnal de articole, în câmpul Cod, selectați codul dorit.

6. Alegeți butonul OK pentru a verifica dacă doriți să suprascrieți jurnalul de elemente standard existent și să înlocuiți tot conținutul acestuia.

7. Selectați câmpul Salvare sumă unitară dacă doriți să salvați valorile din câmpul Sumă unitară din jurnalul de articole standard.

8. Selectați câmpul Salvare cantitate dacă doriți ca aplicația să salveze valorile din câmpul Cantitate.

9. Selectați butonul OK pentru a salva jurnalul de articole standard.

După ce ați terminat de salvat jurnalul de articole standard, se afișează pagina Jurnal articole, astfel încât să aveți posibilitatea să îl înregistrați, știind că acesta poate fi recreat cu ușurință data viitoare când trebuie să înregistrați aceleași linii sau linii similare.

Pentru a reutiliza un jurnal standard

1. Selectați pictograma, introduceți Jurnale articole, apoi alegeți linkul corelat.

2. Alegeți acțiunea Obțineți jurnale standard.

   Pagina Jurnale articole standard se deschide afișând coduri și descrieri pentru toate jurnalele de articole standard existente.

3. Pentru a revizui un jurnal de articole standard înainte de a-l selecta pentru reutilizare, selectați acțiunea Afișare jurnal.

   Toate modificările efectuate într-un jurnal de articole standard sunt implementate imediat. Acestea vor fi acolo data viitoare când deschideți sau reutilizați jurnalul de articole standard în cauză. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că modificarea este suficient de importantă pentru a se aplica în general. În caz contrar, efectuați modificarea specifică în jurnalul de articole după inserarea liniilor de jurnal de articole standard. A se vedea pasul 4 de mai jos.

4. Pe pagina Jurnale articole standard, selectați jurnalul de articole standard pe care doriți să-l reutilizați, apoi alegeți butonul OK.

   Acum jurnalul de articole este umplut cu liniile salvate ca jurnal de articole standard. Dacă liniile de jurnal existau deja în jurnalul de articole, liniile inserate vor fi plasate sub liniile de jurnal existente.

   Dacă nu ați verificat câmpul Salvare sumă unitară când ați utilizat lucrarea funcției Salvare ca jurnal articol standard, atunci câmpul Sumă unitară de pe liniile care sunt inserate din jurnalul standard este completat automat cu valoarea curentă a articolului, copiată din câmpul Cost unitar din fișa articolului.

   Notă

   Dacă ați selectat câmpurile Salvare sumă unitară sau Salvare cantitate, acum trebuie să vă asigurați că valorile inserate sunt corecte pentru această ajustare de stoc înainte de a înregistra jurnalul de articole.

   Dacă liniile jurnalului de articole inserate conțin sume unitare salvate pe care nu doriți să le înregistrați, aveți posibilitatea să le ajustați rapid la valoarea curentă a articolului, după urmează.

5. Selectați liniile jurnalului de articole pe care doriți să le ajustați, apoi selectați acțiunea Recalculare sumă unitară. Acest lucru va actualiza câmpul Sumă unitară cu costul unitar curent al articolului.

6. Alegeți acțiunea de publicare.

Pentru a renumerota numerele documentelor în jurnale

Pentru a vă asigura că nu primiți erori de înregistrare din cauza ordinii numărului documentului, aveți posibilitatea să utilizați funcția Renumerotare numere document înainte de a înregistra un jurnal.

În toate jurnalele care se bazează pe jurnalul general, câmpul Nr. document este editabil, astfel încât să aveți posibilitatea să specificați numere de document diferite pentru linii de jurnal diferite sau același număr de document pentru liniile de jurnal corelate.

Dacă este în câmpul Nr. de peți. câmpul Serie din lotul de jurnale este completat, apoi funcția de înregistrare din jurnalele generale necesită ca numărul documentului din liniile de jurnal individuale sau grupate să fie în ordine secvențială. Pentru a vă asigura că nu primiți erori de înregistrare din cauza ordinii numărului documentului, aveți posibilitatea să utilizați funcția Renumerotare numere document înainte de a înregistra jurnalul. Dacă liniile de jurnal corelate au fost grupate după numărul documentului înainte de a utiliza funcția, acestea vor rămâne grupate, dar li se poate atribui un număr de document diferit.

Această funcție funcționează și pe vizualizărifiltrate.

Orice renumerotare a numerelor de document va respecta aplicațiile corelate, ar fi o aplicație de plată care a fost făcută din documentul din linia de jurnal într-un cont de furnizor. În consecință, câmpurile ID Aplicare-la și Nr. doc. Aplicare-la din intrările de registru afectate pot fi actualizate.

Următoarea procedură se bazează pe pagina Jurnal general, dar se aplică tuturor celorlalte jurnale care se bazează pe jurnalul general, ar fi pagina Jurnal plăți.

1. Selectați pictograma, introduceți Jurnale generale, apoi alegeți legătura corelată.
2. Când sunteți gata să înregistrați jurnalul, selectați acțiunea Renumerotare numere document.

Valorile din câmpul Nr. document se modifică, dacă este necesar, astfel încât numărul documentului din liniile de jurnal individuale sau grupate să fie în ordine secvențială. După ce documentele sunt renumerotate, aveți posibilitatea să continuați să înregistrați jurnalul.

Consultați Instruire corelată la Microsoft Learn

A se vedea, de asemenea,

Înregistrarea tranzacțiilor direct în Contabilitate
Stornări în jurnal și Anulare recepții/livrări
Alocarea costurilor și veniturilor
Finanţe
Lucrul cu Business Central
Închidere intrări deschidere reg. articol rezultate din aplicarea fixă în Jurnalul de articole
Reevaluarea stocurilor în Jurnalul de reevaluare
Numărarea, ajustarea și reclasificarea stocurilor utilizând jurnale
Reconcilierea plăților clienților cu Jurnalul de încasări sau din intrările din registrul clientului
Reconciliere plăți furnizor cu Jurnalul de plăți sau din intrările din registrul de furnizori
Lucrul cu documente și jurnale inter-companii

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).