Ghid de prezentare: Configurarea și utilizarea unui flux de lucru de aprobare a achizițiilor

Aveți posibilitatea să automatizați procesul de aprobare a înregistrărilor noi sau modificate, ar fi documente, linii de jurnal și fișe de clienți, prin crearea fluxurilor de lucru cu pași pentru aprobările în cauză. Înainte de a crea fluxuri de lucru de aprobare, trebuie să parametrizați un aprobator și un aprobator înlocuitor pentru fiecare utilizator de aprobare. De asemenea, aveți posibilitatea să setați limitele de sumă ale aprobatorilor pentru a defini înregistrările de vânzări și cumpărări pe care sunt calificați să le aprobe. Solicitările de aprobare și alte notificări pot fi trimise ca e-mail sau notă internă. Pentru fiecare configurare a utilizatorului de aprobare, aveți posibilitatea să parametrizați și când primesc notificări.

Notă

Pe lângă funcționalitatea Flux de lucru din Business Central, puteți utiliza Power Automatize pentru a defini fluxuri de lucru pentru evenimente în Business Central. Rețineți că, deși sunt două sisteme de flux de lucru separate, orice șablon de flux pe care îl creați cu Power Automate este adăugat la lista de șabloane de flux de lucru din Business Central. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea Business Central într-un flux de lucru automat.

Aveți posibilitatea să configurați și să utilizați fluxuri de lucru care conectează activități de proces de afaceri efectuate de diferiți utilizatori. Activitățile de sistem, ar fi înregistrarea automată, pot fi incluse ca pași în fluxurile de lucru, precedate sau urmate de activități ale utilizatorului. Solicitarea și acordarea aprobării pentru crearea de înregistrări noi sunt pași tipici ai fluxului de lucru. Pentru mai multe informații, consultați Flux de lucru.

Despre acest ghid de prezentare

Acest ghid de prezentare ilustrează următoarele activități:

• Parametrizarea utilizatorilor de aprobare.
• Configurarea notificărilor pentru utilizatorii de aprobare.
• Modificarea și activarea unui flux de lucru de aprobare.
• Cer aprobarea unui ordin de cumpărare, ca Alicia.
• Primirea unei notificări și apoi aprobarea cererii, ca Sean.

Poveste

Sean este un super utilizator la CRONUS. El creează doi utilizatori de aprobare. Una este Alicia care reprezintă un agent de achiziții. Celălalt este el însuși reprezentând aprobatorul Aliciei. Sean își dă apoi drepturi nelimitate de aprobare a achiziției și precizează că va primi notificări prin notă internă de îndată ce are loc un eveniment relevant. În cele din urmă, Sean creează fluxul de lucru de aprobare necesar ca o copie a șablonului de flux de lucru de flux de lucru de aprobare comandă de cumpărare existent, lasă neschimbate toate condițiile de eveniment existente și opțiunile de răspuns, apoi activează fluxul de lucru.

Pentru a testa fluxul de lucru de aprobare, Sean se indreasă mai întâi la Business Central ca Alicia, apoi solicită aprobarea unei comenzi de cumpărare. Sean apoi semnează ca el însuși, vede nota de pe centrul său de rol, urmează link-ul la cererea de aprobare pentru comanda de cumpărare, și aprobă cererea.

Utilizatorii

Înainte de a configura utilizatorii de aprobare și metoda lor de notificare, trebuie să vă asigurați că există doi utilizatori în Business Central: Un utilizator va reprezenta Alicia. Celălalt utilizator, tu însuți, îl va reprezenta pe Sean. Pentru mai multe informații, consultați Crearea utilizatorilor în funcție de licențe.

Parametrizarea utilizatorilor de aprobare

Când te-ai conectat ca tine, setează-o pe Alicia ca utilizator de aprobare al cărui aprobator ești tu însuți. Configurați drepturile de aprobare și specificați și când sunteți notificat cu privire la solicitările de aprobare.

Pentru a configura tine si Alicia ca utilizatori de aprobare

1. Selectați pictograma, introduceți Aprobarea instalării utilizatorului, apoi alegeți linkul corelat.

2. Pe pagina Configurare utilizator aprobare, alegeți acțiunea Nou.

   Notă

   Trebuie să parametrizați un aprobator înainte de a parametriza utilizatorii care necesită aprobarea aprobatorului respectiv. Prin urmare, trebuie să te aranjezi înainte să o înscenezi pe Alicia.

3. Parametrizați cei doi utilizatori de aprobare completând câmpurile descrise în tabelul următor.

   Aprobare a achiziției nelimitată	ID-ul utilizatorului
   TU		Selectat
   Alicia	TU

Configurarea notificărilor

În acest ghid de prezentare, utilizatorul este notificat prin notă internă despre solicitările de aprobat. Notificarea de aprobare poate fi, de asemenea, prin e-mail și puteți adăuga un pas de răspuns la fluxul de lucru care notifică expeditorul atunci când o solicitare este aprobată sau respinsă. Pentru mai multe informații, consultați Specificarea când și se primesc notificările.

Pentru a configura și când sunteți notificat

1. Pe pagina Parametrizare utilizator aprobare, selectați linia pentru dvs., apoi selectați acțiunea Parametrizare notificare.
2. În pagina Parametrizare notificare, în câmpul Tip notificare, selectați Aprobare.
3. În câmpul Metodă notificare, selectați Notă.
4. Pe pagina Inițializare notificare, alegeți acțiunea Programare notificare.
5. Pe pagina Programare notificare, în câmpul Recurență, selectați Instantaneu.

Crearea fluxului de lucru aprobare

Creați fluxul de lucru de aprobare a comenzii de cumpărare prin copierea pașilor din șablonul flux de lucru flux de lucru aprobare comandă cumpărare. Lăsați pașii de flux de lucru existenți nemodificați, apoi activați fluxul de lucru.

Sfat

Opțional, adăugați un pas de răspuns la fluxul de lucru pentru a notifica expeditorul atunci când solicitarea sa este aprobată sau respinsă. Pentru mai multe informații, consultați Specificarea când și se primesc notificările.

Pentru a crea și a activa un flux de lucru de aprobare a comenzii de cumpărare

1. Alegeți pictograma, introduceți Fluxuri de lucru, apoi alegeți linkul corelat.

2. Pe pagina Fluxuri de lucru, alegeți acțiunea Flux de lucru nou din Șablon.

3. Pe pagina Șabloane flux de lucru, selectați șablonul de flux de lucru denumit Flux de lucru aprobare comandă cumpărare, apoi alegeți butonul OK.

   Pagina Flux de lucru se deschide pentru un flux de lucru nou care conține toate informațiile șablonului selectat. Valoarea din câmpul Cod este extinsă cu -01 pentru a indica faptul că acesta este primul flux de lucru care este creat din șablonul fluxului de lucru aprobare comandă cumpărare.

4. În antetul paginii Flux de lucru, bifați caseta de selectare Activat.

Utilizarea fluxului de lucru aprobare

Utilizați noul flux de lucru aprobare comandă de cumpărare conectându-vă mai întâi la Business Central ca Alicia pentru a solicita aprobarea unei comenzi de cumpărare. Apoi conectați-vă ca dvs., vizualizați nota din Centrul de roluri, urmați linkul către solicitarea de aprobare, apoi aprobați solicitarea.

Pentru a solicita aprobarea unui ordin de cumpărare, ca Alicia

1. Semnează ca Alicia.
2. Selectați pictograma, introduceți Comenzi de cumpărare, apoi alegeți linkul corelat.
3. Selectați linia pentru comanda de cumpărare deschisă 106001, apoi selectați acțiunea Editare.
4. Pe pagina Comandă cumpărare, alegeți acțiunea Trimitere solicitare aprobare.

Observați că valoarea din câmpul Stare s-a modificat în Aprobare în așteptare.

Pentru a aproba comanda de cumpărare, ca Sean

1. Conectați-vă ca Sean.
2. În Centrul de roluri, în zona Autoservire, alegeți dala Solicitări de aprobat.
3. Pe pagina Solicitări de aprobat, selectați linia despre comanda de cumpărare de alicia, apoi alegeți acțiunea Aprobare.

Valoarea din câmpul Stare din comanda de cumpărare a Aliciei se modifică în Lansat.

Acum ați configurat și testat un flux de lucru simplu de aprobare bazat pe primii doi pași ai fluxului de lucru de aprobare comandă de cumpărare. Puteți extinde cu ușurință acest flux de lucru pentru a posta automat comanda de cumpărare Alicia atunci când Sean o aprobă. Pentru aceasta, trebuie să activați fluxul de lucru flux de lucru factură cumpărare, în care răspunsul la o factură de cumpărare lansată este să îl înregistrați. Mai întâi trebuie să modificați condiția evenimentului în primul pas de flux de lucru de la factură (cumpărare) la comandă.

Versiunea generică de Business Central include un număr de șabloane de flux de lucru pentru scenariile acceptate de codul aplicației. Cele mai multe dintre acestea sunt pentru fluxuri de lucru de aprobare.

Definiți variații ale fluxurilor de lucru completând câmpuri pe liniile fluxului de lucru din liste fixe de valori de evenimente și răspunsuri reprezentând scenarii acceptate de codul aplicației. Pentru mai multe informații, consultați Crearea fluxurilor de lucru.

Dacă un scenariu de afaceri necesită un eveniment de flux de lucru sau un răspuns care nu este acceptat, un partener Microsoft trebuie să le implementeze prin cod sau puteți configura un flux de lucru utilizând Power Automatize. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea Business Central într-un flux de lucru automat sau, respectiv, evenimente în AL în ajutorul pentru dezvoltatori.

A se vedea, de asemenea,

Parametrizarea utilizatorilor de aprobare
Configurarea notificărilor fluxului de lucru
Creare fluxuri de lucru
Utilizarea fluxurilor de lucru de aprobare
Flux
Utilizarea Business Central într-un flux de lucru automat

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).