Configurarea trimiterii și primirii documentelor electronice

Ca alternativă la trimiterea prin e-mail ca atașamente de fișiere, puteți trimite și primi documente de afaceri pe cale electronică. Prin document electronic se înțelege un fișier compatibil standard care reprezintă un document de firmă, ar fi o factură de la un furnizor care poate fi primită și convertită într-o factură de cumpărare în Business Central. Schimbul de documente electronice între doi parteneri comerciali este efectuat de un furnizor extern de servicii de schimb de documente. Versiunea generică a Business Central acceptă trimiterea și primirea facturilor electronice și a notelor de credit în format PEPPOL, care este susținută de cei mai mari furnizori de servicii de schimb de documente. Un furnizor important de servicii de schimb de documente este preconfigurat și gata de a fi configurat pentru compania dvs.

Din fișiere PDF sau imagine reprezentând documente primite, puteți solicita unui serviciu OCR extern (Recunoaștere optică a caracterelor) să creeze documente electronice pe care le puteți converti apoi în înregistrări de documente în Business Central, ar fi pentru documentele electronice PEPPOL. De exemplu, când primiți o factură în format PDF de la furnizor, aveți posibilitatea să o trimiteți serviciului OCR din pagina Documente de intrare. După câteva secunde, primiți fișierul înapoi ca o factură electronică care poate fi convertită într-o factură de cumpărare pentru furnizor. Dacă trimiteți fișierul la serviciul OCR prin e-mail, atunci se creează automat o nouă înregistrare de document de intrare atunci când primiți documentul electronic înapoi.

Formatul de document electronic PEPPOL este preconfigurat pentru a vă permite să trimiteți facturi electronice și note de credit în format PEPPOL. Mai întâi, trebuie să parametrizați diverse date principale, ar fi informații despre companie, clienți, articole și unități de măsură. Acestea sunt utilizate pentru a identifica partenerii de afaceri și elementele la conversia datelor din câmpurile din Business Central în elemente din fișierul document de ieșire. În cele din urmă, trebuie să selectați formatul din pagina Format document electronic pentru fiecare client căruia îi veți trimite documente ELECTRONICE PEPPOL. Pentru mai multe informații, consultați Trimiterea documentelor electronice.

Definițiile de schimb de date PEPPOL – Factură și PEPPOL – Notă de credit sunt preconfigurate pentru a vă permite să primiți facturi electronice și note de credit în format PEPPOL. Mai întâi, trebuie să parametrizați diverse date principale, ar fi informații despre companie, furnizori, articole și unități de măsură. Acestea sunt utilizate pentru a identifica partenerii de afaceri și elementele la conversia datelor din elementele din fișierul document de intrare în câmpuri din Business Central. În cele din urmă, trebuie să selectați definiția schimbului de date din pagina Documente de intrare pentru fiecare document electronic de intrare pe care doriți să îl convertiți într-un document de cumpărare în Business Central.

Definiția de schimb de date OCR – Factură este preconfigurată pentru a vă permite să primiți documente electronice generate de serviciul OCR. Pentru a primi, de exemplu, o factură ca document OCR electronic, parametrizați data principală și apoi procesați documentul la fel ca atunci când primiți un document ELECTRONIC PEPPOL. Pentru mai multe informații, consultați Utilizarea OCR pentru a transforma fișierele PDF și imagine în documente electronice.

Serviciile preconfigurate pentru schimbul de documente și OCR trebuie activate înainte de a trimite sau primi. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unui serviciu Exchange de documente.

Subiectul conține următoarele proceduri:

  • Pentru a configura compania pentru trimiterea și primirea de documente electronice
  • Pentru a parametriza înregistrarea TVA pentru trimiterea și primirea documentelor electronice
  • Pentru a stabili țări/regiuni pentru trimiterea și primirea de documente electronice
  • Pentru a configura elemente pentru trimiterea și primirea de documente electronice
  • Pentru a configura unități de măsură pentru trimiterea și primirea de documente electronice
  • Pentru a configura clienții pentru trimiterea electronică a documentelor
  • Pentru a selecta formatul electronic de documente PEPPOL pentru trimiterea documentelor electronice
  • Pentru a parametriza furnizori pentru primirea documentelor electronice
  • Pentru a selecta definiția PEPPOL – Factură de schimb de date pentru primirea de documente electronice
  • Pentru a parametriza contul contabil de utilizat pe liniile facturii de cumpărare noi pentru articole neidentificabile și articole neidentificabile

Pentru a configura compania pentru trimiterea și primirea de documente electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Informații companie, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pe fila sintetică General, completați câmpurile așa sunt descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    GLN Identificați-vă compania.

    De exemplu, când trimiteți facturi electronice în format PEPPOL, valoarea din acest câmp este utilizată pentru a popula elementul EndPointID sub nodul AccountingSupplierParty din fișier. Numărul se bazează pe standardul GS1, care este conform cu ISO 6523.
    Nr. înregistrare TVA Specificați numărul de înregistrare TVA al companiei.
    Centru de responsabilitate Dacă compania este parametrizată cu un centru de responsabilitate, asigurați-vă că este completat câmpul Cod țară/regiune.

Pentru a parametriza înregistrarea TVA pentru trimiterea și primirea documentelor electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Parametrizare înregistrare TVA, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pentru fiecare linie de parametrizare înregistrare TVA pe care o veți utiliza pentru documente electronice, completați câmpul așa este descris în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Categorie taxă Specificați categoria de TVA.

    De exemplu, când trimiteți facturi electronice în format PEPPOL, valoarea din acest câmp este utilizată pentru a popula elementul TaxApplied sub nodul AccountingSupplierParty din fișier. Numărul se bazează pe standardul UNCL5305.

Pentru a stabili țări/regiuni pentru trimiterea și primirea de documente electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Țară/Regiuni, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pentru fiecare țară/regiune cu care veți face schimb de documente electronice, completați câmpul descris în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Schema de TVA Identificarea organismului național care emite numărul de înregistrare TVA pentru țara/regiunea în legătură cu trimiterea documentelor electronice.

    De exemplu, când trimiteți facturi electronice în format PEPPOL, valoarea din acest câmp este utilizată pentru a popula atributul SchemeID pentru elementul EndPointID atât sub nodul AccountingSupplierParty, cât și subcustomerparty accounting din fișier.

    Câmpul Schemă TVA se utilizează numai dacă câmpul GLN din pagina Informații companie nu este completat. Notă: Valoarea din câmpul Cod din pagina Țări/Regiuni trebuie să fie conformă cu ISO 3166-1:Alpha2.

Pentru a configura elemente pentru trimiterea și primirea de documente electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Elemente, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pentru fiecare articol pe care îl cumpărați sau îl vindeți pe documente electronice, completați câmpul descris în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    GTIN Identifică elementul în legătură cu trimiterea și primirea electronică a documentelor. Pentru formatul PEPPOL, câmpul este utilizat după urmează:

    Dacă elementul StandardItemIdentification/ID are atributul SchemeID setat la GTIN, atunci elementul este mapat la câmpul GTIN din fișa articolului.

Pentru a configura unități de măsură pentru trimiterea și primirea de documente electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Unități de măsură, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pentru fiecare unitate de măsură pe care o veți utiliza pentru articolele din documentele electronice, completați câmpul așa este descris în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Codul standard internațional Specificați codul unității de măsură exprimat în conformitate cu standardul CEECERec20 în legătură cu trimiterea documentelor electronice.

    De exemplu, când trimiteți facturi electronice în format PEPPOL, valoarea din acest câmp este utilizată pentru a popula atributul unitCode al elementului FacturatQuantity sub nodul InvoiceLine. Notă: Dacă câmpul Unitate de măsură de pe linia de vânzare este gol, valoarea standard UNECERe20 pentru "Bucată" (H87) se inserează implicit. Pentru mai multe informații și o listă a codurilor de unitate de măsură valabile, consultați Recomandarea nr.

Pentru a configura clienții pentru trimiterea electronică a documentelor

  1. În caseta Căutare, introduceți Clienți, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pentru fiecare client căruia îi veți trimite documente electronice, completați câmpurile descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    GLN Identificați clientul.

    De exemplu, când trimiteți facturi electronice în format PEPPOL, valoarea din acest câmp este utilizată pentru a popula elementul EndPointID sub nodul AccountingCustomerParty din fișier. Numărul se bazează pe standardul GS1, care este conform cu ISO 6523.

    Dacă câmpul GLN este necompletat, se utilizează valoarea din câmpul Nr. înregistrare TVA.
    Nr. înregistrare TVA Specificați numărul de înregistrare TVA al clientului. Sfat: În versiunile localizate acceptate, alegeți butonul Drilldown pentru a utiliza serviciul web care verifică dacă numărul există în registrul național al companiei.
    Centru de responsabilitate Dacă clientul este parametrizat cu un centru de responsabilitate, asigurați-vă că este completat câmpul Cod țară/regiune.

    Aveți posibilitatea să parametrizați fiecare client cu o metodă preferată de trimitere a documentelor de firmă, astfel încât să nu fie necesar să selectați o opțiune de trimitere de fiecare dată când trimiteți un document clientului. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea profilurilor de trimitere a documentelor.

Pentru a selecta formatul electronic de documente PEPPOL pentru trimiterea documentelor electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Profiluri de trimitere a documentelor, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Deschideți un profil de trimitere a documentului existent sau creați unul nou. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea profilurilor de trimitere a documentelor.

  3. Pe pagina Profil trimitere document, selectați Formatul electronic, selectați linia pentru PEPPOL, apoi selectați OK.

  4. În câmpul Document electronic, selectați Da (prin serviciul de schimb de documente).

    Notă

    Business Central detectează automat dacă documentul este o factură sau o notă de credit și aplică formatul PEPPOL în consecință.

  5. Pentru ca acest profil de trimitere a documentului să se aplice tuturor clienților, selectați caseta de selectare Implicit de pe fila sintetică General. Pentru a o face să se aplice numai anumitor clienți, completați câmpul Profil trimitere documente din fișele de clienți în cauză. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea profilurilor de trimitere a documentelor.

    Acum aveți posibilitatea să trimiteți documentul electronic care conține datele convertite. Pentru mai multe informații, consultați Trimiterea documentelor electronice.

Pentru a parametriza furnizori pentru primirea documentelor electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Furnizori, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pentru fiecare furnizor de la care veți primi documente electronice, completați câmpurile descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    GLN Identificați furnizorul.

    De exemplu, când primiți facturi electronice în format PEPPOL, valoarea din acest câmp este utilizată pentru a popula elementul EndPointID sub nodul AccountingSupplierParty din fișier. Numărul se bazează pe standardul GS1, care este conform cu ISO 6523.

    Dacă câmpul GLN este necompletat, se utilizează valoarea din câmpul Nr. înregistrare TVA.
    Nr. înregistrare TVA Specificați numărul de înregistrare TVA al furnizorului. Sfat: În versiunile localizate acceptate, alegeți butonul Drilldown pentru a utiliza serviciul web care verifică dacă numărul există în registrul național al companiei.
    Centru de responsabilitate Dacă furnizorul este parametrizat cu un centru de responsabilitate, asigurați-vă că este completat câmpul Cod țară/regiune.

Pentru a selecta definiția PEPPOL - Factură de schimb de date pentru primirea de documente electronice

  1. În caseta Căutare, introduceți Documente de intrare, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pe linia pentru documentul electronic pe care doriți să-l primiți și să-l convertiți, selectați câmpul Tip schimb de date, apoi selectați PEPPOLINVOICE.

    Dacă documentul de primit este o notă de credit, selectați PEPPOLCREDITMEMO.

    Acum puteți primi documentul electronic începând procesul de conversie a datelor pe pagina Documente primite. Pentru mai multe informații, consultați Primirea și conversia documentelor electronice.

Pentru a parametriza contul contabil de utilizat pe liniile facturii de cumpărare noi pentru articole neidentificabile și articole neidentificabile

  1. În caseta Căutare, introduceți Parametrizare cumpărări & datorii, apoi alegeți linkul asociat.

  2. Pe fila sintetică Conturi implicite, completați câmpul așa este descris în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Cont contabil pentru linii non-articol Specifică contul contabil care se inserează automat pe liniile de cumpărare care sunt create din documente electronice atunci când linia de document de intrare nu conține un articol identificabil. Orice linie de document de intrare care nu are un GTIN sau numărul de articol al furnizorului va fi convertită într-o linie de cumpărare de tip Cont contabilde tip , iar câmpul Nr. de pe linia de cumpărare va conține contul pe care îl selectați în câmpul Cont contabil pentru linii non-articol.

    Dacă lăsați necompletat câmpul Cont contabil pentru linii care nu sunt articole și documentul de intrare are linii fără elemente identificabile, atunci documentul de cumpărare nu va fi creat. Un mesaj de eroare vă va instrui să completați câmpul Cont contabil pentru linii non-articol înainte de a finaliza activitatea.

A se vedea, de asemenea,

Schimbul de date electronic
Vânzări factură
Înregistrare cumpărări

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).