Ghid de prezentare: Exportul datelor pentru un audit digital

Aveți posibilitatea să exportați date de afaceri în scopuri de auditare. Modul în care este configurat exportul de date este diferit pentru toate companiile și ar trebui să întrebați consilierul fiscal și auditorul fiscal. Următorul ghid de prezentare descrie procesul de la un capăt la altul, dar este doar un exemplu.

Implementarea eșantion ilustrează un scenariu în care auditorul a solicitat să exportați date din contabilitate și informații despre clienți și furnizori. Acesta nu este un exemplu care se bazează pe cerințele reale ale unui auditor fiscal, dar servește la ilustrarea modului de export al datelor pentru un audit digital (GoBD/GDPdU) în Business Central.

Despre acest ghid de prezentare

Acest ghid de prezentare ilustrează următoarele activități:

  • Parametrizarea cerințelor pentru exportul de date.
  • Parametrizarea sursei pentru exportul de date.
  • Exportul datelor pentru auditorul fiscal.

Cerințe preliminare

Pentru a finaliza acest ghid de prezentare, veți avea nevoie de:

  • Versiunea germană a Business Central cu compania demonstrativă CRONUS AG.
  • . DTD care este necesar în conformitate cu GDPdU. În acest scenariu, gddpu-01-08-2002.dtd.

Poveste

Cassie este contabil la CRONUS AG. Ea a fost notificată de auditorul fiscal al companiei că doresc să vadă o listă a tranzacțiilor de cumpărare și vânzare în primul trimestru al anului calendaristic 2013. Cassie știe tipul de date financiare pe care auditorul le vrea, dar are nevoie de ajutorul lui Sean pentru a stabili exportul.

Sean este un utilizator de putere cu CRONUS AG. El înțelege modul în care datele sunt configurate tehnic cu tabele și câmpuri. Prin urmare, el o ajută de obicei pe Cassie să confiție exporturile de date pentru auditori. Din alte exporturi de date, el știe că instrumentul pe care auditorii îl utilizează are unele cerințe cu privire la ceea ce trebuie să conțină fișierele exportate, dar are nevoie de ajutorul lui Cassie pentru a stabili exact ce date sunt necesare.

Definirea cerințelor

Cassie stabilește cerințele pentru exportul de date. Auditorii i-au cerut tranzacții cu clienții și vânzătorii. Prin urmare, ea știe că are nevoie de date din registrul clientului, registrul de furnizori și contabilitate.

Pentru a parametriza cerințele pentru un export de date

  1. Alegeți Lightbulb that opens the Tell Me feature pictograma, introduceți Export date, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Alegeți acțiunea Nouă.

  3. Pe pagina Exporturi de date, completați câmpurile descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Codul Codul unic pentru exportul de date, AUDIT-Q113.
    Descrierea / Descrierea pentru exportul de date, Exportul de date pentru T1 din CY 2013.

    Codul AUDIT-Q113 este un container pentru exportul de date.

    Apoi, Cassie adaugă descrieri ale tipului de date de care are nevoie la export.

  4. Pe pagina Exporturi de date, alegeți acțiunea Definiții înregistrări.

  5. Pe pagina Definiții înregistrări export date, alegeți câmpul Cod înregistrare, apoi, în pagina care apare, alegeți acțiunea Nou.

  6. Pe pagina Tipuri de înregistrări export date, completați câmpurile așa sunt descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Codul Codul pentru tipul de înregistrare, GLCUSTVEND.
    Descrierea / Descrierea tipului de înregistrare, Contabil, Gr., Client, Vend..

  7. Alegeți butonul OK.

  8. Pe pagina Definiții înregistrări export date, completați câmpurile așa este descris în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Cod înregistrare Selectați codul de înregistrare, GLCUSTVEND.
    Descrierea / Descrierea pentru tipul de înregistrare se adaugă automat, dar aveți posibilitatea să o modificați în Contabilitate, clienți și furnizori, de exemplu.
    Cale de export Specificați calea unde vor fi stocate fișierele exportate.

    În acest scenariu, C:Exports.

    Dacă folderul specificat nu există, alegeți butonul Da pentru a-l crea.

Apoi, Cassie specifică sursa pentru datele care vor fi exportate. Ea știe din exporturile anterioare că vrea date din următoarele tabele:

  • Cont contabil
  • Client
  • Furnizor

Pentru a specifica cerințele pentru sursa pentru exportul de date

  1. Pe pagina Definiții înregistrări export date, alegeți acțiunea Sursă înregistrări.

  2. În pagina Sursă înregistrare export date, în câmpul Nr. tabel, introduceți 15.

    Câmpul Nume tabel se actualizează automat cu numele tabelului Cont contabil.

  3. În partea Note, alegeți linkul, apoi introduceți următorul text:

    Am nevoie de intrări care afișează conturile afectate, data înregistrării, soldul și soldul.

  4. Repetați cei doi pași anteriori pentru a adăuga tabelele 18, Clientși 23, Furnizor la sursa de înregistrări export de date.

    Pentru aceste tabele, Cassie solicită date despre fiecare client și furnizor și informații detaliate despre fiecare tranzacție pe baza registrului clientului și a registrului de furnizori. Ea solicită, de asemenea, variația netă la începutul perioadei, în cursul perioadei și după perioada pentru care este destinat exportul de date.

  5. Alegeți butonul OK.

Cassie a descris tipul de date de care are nevoie, și ea îl notifică pe Sean că vrea ajutorul lui să pregătească exportul de date.

Parametrizarea sursei pentru exportul de date

Cassie și Sean au vorbit despre cerințe. Cassie a explicat ce vrea să spună cu comentariile pe care le-a făcut pentru primele trei tabele din sursele record. A doua zi, Sean poate finaliza configurarea pentru sursa de export de date.

În primul rând, Sean adaugă fișierul de .dtd necesar la definiția înregistrării de export de date.

Pentru a adăuga un fișier .dtd la o definiție de înregistrare

  1. Pe pagina Exporturi de date, alegeți exportul de date AUDIT-Q113, apoi alegeți acțiunea Definiții înregistrări.
  2. Pe pagina Definiții înregistrări export date, alegeți linia în care câmpul Cod tip înregistrare export date este setat la GLCUSTVEND, apoi alegeți acțiunea Import.
  3. Pe pagina Import, navigați la locația fișierului DTD relevant, apoi alegeți butonul Deschidere.

Apoi, Sean adaugă tabelul Intrare contabilă la sursă. Apoi adaugă câmpuri din acel tabel și din tabelul Cont contabil.

Pentru a adăuga tabelul Intrare contabilitate la sursa înregistrărilor de export de date

  1. Pe pagina Definiții înregistrare export date, alegeți linia în care câmpul Cod tip înregistrare export date este setat la GLCUSTVEND, apoi alegeți acțiunea Sursă înregistrări.

  2. Pe pagina Sursă înregistrări export date, selectați linia de sub linia pentru tabelul Cont contabil, apoi selectați acțiunea Nou.

  3. În câmpul Nr. tabel, introduceți 17.

    Câmpul Nume tabel se actualizează automat cu numele tabelului Intrare contabilitate.

  4. Alegeți acțiunea Indentare.

    Acest indentează tabelul Intrare contabilă de sub tabelul Cont contabil. Apoi, Sean adaugă o relație de masă între cele două tabele.

  5. Alegeți acțiunea Relații.

  6. Pe pagina Relație tabel exp. date, completați câmpurile așa sunt descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Din câmpul nr. Conține numărul câmpului din tabelul părinte. În acest scenariu, câmpul Nr. din tabelul Cont contabil.
    La câmpul Nr. Conține numărul câmpului din tabelul părinte. În acest scenariu, câmpul Nr. cont contabil din tabelul Intrare contabilitate.

  7. Alegeți butonul OK.

Pentru a adăuga câmpuri din tabelele Cont contabil și Intrare contabilă la sursa de înregistrări export date

  1. Pe pagina Sursă înregistrare export date, selectați linia pentru tabelul Cont contabil, apoi selectați acțiunea Adăugare.

  2. Alegeți următoarele câmpuri, apoi alegeți butonul OK.

    Număr câmp Nume câmp
    1 Nu.
    2 nume
    4 Tip cont.
    31 Sold la data
    32 Sold perioadă

  3. Pe pagina Sursă înregistrări export date, selectați linia pentru tabelul Intrare contabilitate, apoi, în panoul Câmpuri, în bara de instrumente, selectați acțiunea Adăugare.

  4. Alegeți următoarele câmpuri, apoi alegeți butonul OK.

    Număr câmp Nume câmp
    4 Data înreg.
    5 Tip document
    17 Suma

Sean a adăugat câmpul Data înreg. Acum, Sean va utiliza câmpul pentru a specifica câmpul din tabelul Intrare contabilitate care va fi utilizat pentru a calcula perioada pentru exportul de date.

Pentru a adăuga un filtru de perioadă la un tabel dintr-o sursă de export de date

  1. Pe pagina Sursă înregistrare export date, selectați linia pentru tabelul Intrare contabilitate, apoi selectați câmpul Nr. câmp perioadă.

  2. Pe pagina Listă câmpuri exp. date, selectați câmpul Data înreg., apoi selectați butonul OK.

    Pagina Listă câmpuri exp. date este filtrată pentru a afișa numai câmpurile de dată.

Aceasta înseamnă că atunci când Cassie exportă datele și specifică data de început și data de sfârșit pentru perioada dorită de auditori, exportul va include intrări în care câmpul Data înreg.

Apoi, Sean adaugă tabelele Client și Furnizor.

Pentru a adăuga tabelul Client

  1. Pe pagina Sursă înregistrare export date, completați câmpurile descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Nr. tabel 18
    Export nume tabel Client
    Export nume fișier Client.txt

  2. În panoul Câmpuri, în bara de instrumente, alegeți acțiunea Adăugare.

  3. Alegeți următoarele câmpuri, apoi alegeți butonul OK.

    Număr câmp Nume câmp
    1 Nu.
    2 nume
    21 Grupă înreg.
    59 Sold (MN)
    61 Sold perioadă (MN)

  4. Repetați cei doi pași anteriori pentru a adăuga din nou câmpul Sold (MN).

  5. Selectați linia pentru prima instanță a câmpului Sold (MN), apoi, în câmpul Manipulare filtru dată, selectați Datadate.

  6. Selectați linia pentru a doua instanță a câmpului Sold (MN), apoi, în câmpul Manipulare filtru dată, selectați Dată .

  7. Selectați linia pentru câmpul Sold perioadă (MN), apoi, în câmpul Manipulare filtru dată, selectați Datadate.. Data de sfârșit.

    Următorul tabel descrie valorile câmpurilor din tabelul Client.

    Câmp Clasă
    Câmpul nr. Nume câmpDatăfiltru ManipulareExport Nume câmp
    1 Nu. Normal Nu
    2 nume Normal nume
    21 Grupă înreg. Normal CustomerPostingGroup
    59 Sold (MN) Flowfield .. Data de început StartBalanceLCY
    59 Sold (MN) Flowfield .. Dată de sfârșit EndBalanceLCY
    61 Sold perioadă (MN) Flowfield Data de început.. Dată de sfârșit NetChangeLCYPerioadă
    Sfat

    Pentru a modifica ordinea câmpurilor, selectați un câmp, apoi selectați acțiunea Mutare în sus sau Mutare în jos.

Sean a adăugat tabelul Client la sursa de export de date. Acum, el adaugă tabelul Furnizor.

Pentru a adăuga tabelul Furnizor

  1. Pe pagina Sursă înregistrare export date, completați câmpurile descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Nr. tabel 23
    Export nume tabel Furnizor
    Export nume fișier Furnizor.txt

  2. Urmați pașii din procedura anterioară pentru a adăuga câmpuri din tabelul Furnizor la sursa de export de date.

    Următorul tabel descrie valorile câmpurilor din tabelul Furnizor.

    Câmp Clasă
    Câmpul nr. Nume câmpDatăfiltru ManipulareExport Nume câmp
    1 Nu. Normal Nu
    2 nume Normal nume
    21 Grupă înreg. Normal VendorPostingGroup
    59 Sold (MN) Flowfield .. Data de început StartBalanceLCY
    59 Sold (MN) Flowfield .. Dată de sfârșit EndBalanceLCY
    61 Sold perioadă (MN) Flowfield Data de început.. Dată de sfârșit NetChangeLCYPerioadă

Sean aproape a terminat configurarea, dar vrea să verifice dacă sursa de export de date îndeplinește cerințele tehnice ale instrumentului auditorilor.

Pentru a valida sursa de export de date

Alegeți acțiunea Validare.

Sean a terminat acum configurarea exportului de date pe baza cerințelor de la Cassie. El o notifică că poate începe să exporte date pentru auditorii fiscali.

Exportul datelor pentru auditorii fiscali

Cassie vrea să exporte date pe care le poate trimite apoi auditorilor fiscali.

Pentru a exporta date

  1. Alegeți Lightbulb that opens the Tell Me feature pictograma, introduceți Export date firmă, apoi alegeți linkul corelat.

  2. Pe pagina Export date firmă, pe fila sintetică Opțiuni, completați câmpurile așa sunt descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Data de început Data de început. În acest scenariu, 01-01-2018.
    Data de sfârșit Data de sfârșit. În acest scenariu, 03-31-2018.

  3. Pe fila sintetică Definire înregistrare export date, selectați filtrele descrise în tabelul următor.

    câmp
    Descriere
    Cod export date În acest scenariu, AUDIT-Q113.
    Cod tip rec. În acest scenariu, GLCUSTVEND.

  4. Pentru a exporta datele, alegeți butonul OK.

După finalizarea exportului, Cassie este notificată. Ea poate depune acum dosarele exportate auditorilor fiscali. În primul rând, ea examinează fișierele din dosarul C:Exports de pe computerul ei. Există un fișier pentru fiecare tabel, iar fișierele au numele specificate de Sean în sursa de export de date. Există, de asemenea, un INDEX. Fișier XML care descrie structura exportului de date cu numele tabelelor și câmpurilor specificate de Sean.

Pașii următori

Când auditorii fiscali importă fișierele lui Cassie în software-ul lor, pot citi datele pe care le-a exportat. Dacă auditorii au nevoie de o nouă versiune a aceluiași export de date, Cassie poate executa din nou exportul.

Data viitoare când auditorii fiscali vor solicita date noi, Cassie și Sean pot colabora pentru a crea un nou export de date.

A se vedea, de asemenea,

Procesul de audit digital (GoBD/GDPdU)
Configurarea exporturilor de date pentru un audit digital (GoBD/GDPdU)
Exportul datelor pentru un audit digital

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).