Gestionarea spațiului de stocare prin ștergerea documentelor sau comprimarea datelor

Un rol central, ar fi administratorul aplicației, trebuie să se ocupe în mod regulat de acumularea documentelor istorice prin ștergerea sau comprimarea acestora.

Sfat

Pentru informații despre alte modalități de a reduce cantitatea de date stocate într-o bază de date, consultați Reducerea datelor stocate în bazele de date centrale pentru firme din ajutorul pentru dezvoltatori și it pro.

Ștergere documente

În anumite situații, poate fi necesar să ștergeți comenzile de cumpărare facturate care nu au fost șterse. Business Central verifică dacă ați facturat integral comenzile de cumpărare șterse. Nu aveți posibilitatea să ștergeți comenzile pe care nu le-ați facturat și primit integral.

Comenzile de retur sunt de obicei șterse după ce sunt facturate. Când înregistrați o factură, aceasta este transferată în pagina Notă de credit cumpărare înregistrată. Dacă ați selectat caseta de selectare Livrare retur pe notă de credit din pagina Parametrizare cumpărări & datorii, atunci factura este transferată în pagina Livrare retur înregistrată. Aveți posibilitatea să ștergeți documentele utilizând câmpul Ștergere cump. Lucrări pe loturi Comenzi ret. Înainte de a șterge, lucrarea pe loturi verifică dacă comenzile de retur cumpărare sunt livrate și facturate complet.

Comenzile generale de cumpărare nu se șterg după ce ați procesat și facturat toate comenzile de cumpărare corelate. Aveți posibilitatea să ștergeți comenzi generale cu lucrarea pe loturi Ștergere comenzi generale de cumpărare facturate.

Comenzile de service facturate sunt de obicei șterse automat după ce au fost complet facturate. Când se înregistrează o factură, se creează o intrare corespunzătoare în pagina Facturi service înregistrate. Documentul înregistrat poate fi vizualizat pe pagina Factură service înregistrată.

Comenzile de service nu sunt șterse automat, totuși, dacă cantitatea totală din comandă a fost înregistrată nu din comanda de service în sine, ci din pagina Factură service. Apoi, poate fi necesar să ștergeți comenzile facturate care nu au fost șterse. Aveți posibilitatea să faceți acest lucru executând lucrarea pe loturi Ștergere comenzi service facturate.

Comprimare date cu comprimare dată

Puteți comprima datele în Business Central, astfel încât să economisiți spațiu în baza de date, care în Business Central online poate chiar să economisiți bani. Comprimarea se bazează pe date și lucrări prin combinarea mai multor intrări vechi într-o singură intrare nouă. Aveți posibilitatea să comprimați numai intrările din exercițiile financiare închise și numai intrările din registrul de furnizori în care câmpul Deschidere este setat la Nr..

De exemplu, intrările din registrul de furnizori din exercițiile financiare anterioare pot fi comprimate astfel încât să existe o singură intrare de credit și o singură intrare de debit per cont pe lună. Suma din noua intrare este suma tuturor intrărilor comprimate. Data asociată este data de început pentru perioada care este comprimată, ar fi prima zi a lunii (dacă intrările sunt comprimate după lună). După comprimare, aveți în continuare posibilitatea să vedeți modificarea netă pentru fiecare cont din exercițiul financiar anterior.

Numărul de intrări care rezultă dintr-o comprimare de date depinde de câte filtre setați, ce câmpuri sunt combinate și ce lungime de perioadă alegeți. Întotdeauna va exista cel puțin o intrare. Când lucrarea pe loturi este terminată, aveți posibilitatea să vizualizați rezultatul în câmpul Data compr. Pagina registrelor.

Aveți posibilitatea să comprimați următoarele tipuri de date în Business Central utilizând lucrări pe loturi:

  • Intrări în registrul de conturi bancare

    După comprimare, cu facilitatea Reținere conținut câmp, aveți posibilitatea să rețineți conținutul câmpurilor Nr. document, Contact nostru, Cod dimensiune globală 1și Cod dimensiune globală 2.

  • Intrări în registrul de furnizori

Notă

Intrările comprimate pentru clienți, furnizori, bănci și subledgere MF sunt înregistrate ușor diferit față de înregistrarea standard. Aceasta este pentru a reduce numărul de intrări noi din contabilitate create de comprimarea datelor și este deosebit de important atunci când păstrați informații ar fi dimensiuni și numere de documente. Comprimarea datelor creează intrări noi după urmează:

  • Pe pagina Intrări contabilitate, se creează intrări noi cu numere de intrare noi pentru intrările comprimate. Câmpul Descriere conține Data comprimată, astfel încât intrările comprimate să fie ușor de identificat.
  • În paginile de registru, ar fi pagina Intrări registru client, una sau mai multe intrări sunt create cu numere de intrare noi. Procesul de înregistrare creează lacune în seria numerică pentru intrările din pagina Intrări contabilitate. Aceste numere sunt asociate numai intrărilor din paginile registrului. Intervalul de numere care a fost asociat intrărilor este disponibil pe pagina Evidență contabilă din câmpurile Nr. intrare și Nr. intrare.

După comprimare, conținutul următoarelor câmpuri se reține întotdeauna: Data înreg., Nr. furnizor, Tip document, Cod valută, Grupă înreg., Sumă, Sumă rămasă, Sumă inițială (MN), Sumă rămasă (MN), Sumă (MN), Cumpărare (MN), Reducere fact. Dată (MN)și red.

Cu facilitatea Reținere conținut câmp, aveți posibilitatea să rețineți și conținutul acestor câmpuri suplimentare: Nr. document, Cumpărare-de la furnizor nr., Cod cumpărător, Cod dimensiune globală 1și Cod dimensiune globală 2.

Notă

După ce executați comprimarea datelor, toate conturile din registru sunt blocate. De exemplu, nu aveți posibilitatea să anulați aplicarea intrărilor din registrul de furnizori sau bancare pentru niciun cont din perioada pentru care datele sunt comprimate.

Numărul de intrări care rezultă dintr-o lucrare pe loturi Comprimare dată depinde de câte filtre setați, ce câmpuri sunt combinate și ce lungime de perioadă alegeți. Întotdeauna va exista cel puțin o intrare.

Avertizare

Comprimarea datelor șterge intrările, astfel încât trebuie să faceți întotdeauna o copie de rezervă a bazei de date înainte de a executa lucrarea pe loturi.

Următorul tabel listează câmpurile din fila sintetică Opțiuni care sunt disponibile pentru toate lucrările pe loturi. Secțiunea Reținere conținut câmp include câmpuri suplimentare descrise mai sus.

câmp
Descriere
Data de început Introduceți prima dată de inclus în comprimarea datelor. Comprimarea va afecta toate intrările de la această dată până la data de sfârșit.
Data de sfârșit Introduceți ultima dată de inclus în comprimarea datelor. Comprimarea va afecta toate intrările de la Data de început până la această dată.
Lungime perioadă Selectați lungimea perioadei ale cărei intrări vor fi combinate. Alegeți câmpul pentru a vedea opțiunile. Dacă ați selectat lungimea perioadei Trimestru, Lunăsau Săptămână, se comprimă numai intrările cu o perioadă contabilă comună.
Păstrare conținut câmp Plasați marcaje în casete dacă doriți să rețineți conținutul anumitor câmpuri, chiar dacă intrările sunt comprimate. Cu cât selectați mai multe câmpuri, cu atât intrările comprimate vor fi mai detaliate. Dacă nu selectați niciunul dintre aceste câmpuri, lucrarea pe loturi va crea o intrare pe zi, săptămână sau altă perioadă, în conformitate cu perioada selectată în câmpul Lungime perioadă.

A se vedea, de asemenea,

Administrare

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).