QR-Bill Management în Business Central

De la 1 iulie 2020, companiile din Elveția trebuie să poată primi facturi QR. Facturile QR sunt bonuri de plată care urmează facturile și sunt o inițiativă la nivel național pentru a raționaliza procesele de plată. Facturile QR înlocuiesc toate fișele de plată existente și funcționalitățile legate de ESR. Acestea conțin toate informațiile necesare pentru efectuarea plăților, iar un cod QR de pe fișa de plată facilitează importul informațiilor în Business Central. Toate informațiile relevante sunt importate și utilizate pentru a genera plăți pentru furnizorul care a trimis factura QR, inclusiv referința la plată, care este inclusă automat în Intrările din registrul de furnizori și exportată în fișierele de plată către bancă.

Începeți cu extensia QR-Bill Management

Extensia QR-Bill Management este inclusă și instalată automat în Business Central. Pentru a începe cu extensia, trebuie să efectuați câteva modificări de configurare în Business Central. O modalitate simplă de a face acest lucru este să utilizați ghidul de configurare asistată QR-Bill. Ghidul vă va ajuta să introduceți informații, ar fi:

• Specificați dacă să utilizați IBAN sau QR-IBAN.
• Definiți să afișați numele și adresa pe facturile QR și să utilizați codificarea germană Umlaut Chars. Vă recomandăm să utilizați valorile implicite.
• Selectați aspectul implicit de utilizat pentru facturile QR. Aspectul determină dacă se utilizează IBAN sau QR-IBAN, dacă tipul de referință este creditor sau referință QR și dacă se includ informații de facturare în formatul SWICO.
• Activați tipurile de facturi de vânzări și service și metodele de plată pentru facturile QR.
• Specificați șablonul de jurnal și lotul de jurnale de utilizat la generarea jurnalelor de cumpărare din facturi QR scanate sau importate.

Dacă este necesar, puteți modifica aceste setări în următoarele pagini:

• Instalare QR-Bill pentru a modifica setările generale.
• Aspect QR-Bill pentru a modifica setările de aspect.

Emiterea facturilor QR

Aveți posibilitatea să activați facturile QR pentru facturile de vânzări și service. Aceasta adaugă o intrare la Selecție raport - Vânzări care generează un PDF suplimentar cu factura QR atunci când sunt generate facturi.

Adăugarea informațiilor de facturare la facturile QR

Când creați o factură QR, puteți include informații de facturare în formatul SWICO, așa susține SIX, furnizorul elvețian de infrastructură de plată. În mod ideal, aplicațiile de afaceri care produc sau importă facturi QR ar trebui, de asemenea, să poată procesa informații ar fi suma TVA, numărul facturii furnizorului și așa mai departe, deoarece pot fi valoroase pentru factura de plătit. În Business Central, importăm aceste informații, dar utilizăm numai numărul facturii furnizorului. Dacă doriți să utilizați celelalte informații, aveți posibilitatea să creați propria particularizare.

Înțelegerea referinței de plată

Procesele de plată sunt toate despre plata sumei corecte la partea potrivită, și de a face mai ușor pentru ei să reconcilieze plățile pentru a închide conturile restante. Extensia QR-Bill Management tratează acest lucru prin generarea unei referințe de plată pentru facturile QR care sunt unice pentru facturile emise într-o anumită companie, ceea ce înseamnă că aceeași referință de plată nu poate fi emisă de mai multe ori. Dacă clientul utilizează, de asemenea, Business Central, referința la plată este importată la primirea facturilor QR, transferată în pagina Intrări registru furnizor și utilizată ca referință la crearea plăților furnizorului. Pentru mai multe informații, consultați Primirea facturilor QR. Fluxul este similar cu funcționalitatea anterioară de referință ESR pe care facturile QR o înlocuiesc. În cele din urmă, fișierele de plată (pain.001) vor fi trimise din aplicația de afaceri a clientului la banca lor cu mesajul de a transfera sumele în contul furnizorului. Banca va produce un fișier extras de client (camt.054) pe care furnizorul îl poate importa pentru a reconcilia conturile. Acest fișier va include referința de plată și este importat prin cadrul de schimb de date care este actualizat de extensia QR-Bill Management pentru a importa fișiere camt.054.
Pentru referințele ESR puteți configura informațiile, de exemplu, astfel încât acestea să conțină numărul clientului și numărul facturii. Nu puteți configura referința de plată în facturile QR. Va exista întotdeauna o relație 1:1 între o factură QR emisă și o plată, ceea ce facilitează reconcilierea și elimină necesitatea de a configura referința de plată pe facturile QR. În schimb, Business Central utilizează un contor unic pentru referința de plată. În plus, logica este în vigoare pentru a bloca importul sau scanarea aceleiași referințe de plată de două ori.

Scanarea și importul facturilor QR

Pentru a scana sau importa o factură QR, trebuie să utilizați unul dintre următoarele tipuri de dispozitive de scanare:

• Un scaner de intrare care decodează codul QR și simulează tastatura pentru a lipi valoarea decodată direct într-un câmp din Business Central.
• Un scaner care poate decoda codul QR și îl poate salva într-un fișier .txt pe care îl importați în Business Central.

Notă

Nu aveți posibilitatea să importați facturi QR primite ca fișiere PDF direct în Business Central, deoarece Business Central nu poate interpreta codurile QR. Trebuie să utilizați una dintre metodele de scanare.

Primirea facturilor QR

Puteți primi facturi QR în mai multe locuri din Business Central:

• Documente de intrare, când doriți ca o factură QR să inițieze crearea unui nou document de cumpărare sau a unui jurnal de cumpărări.
• Comenzi de cumpărare și facturi de cumpărare, când doriți să importați informații dintr-o factură QR într-un document de cumpărare existent și să le utilizați pentru a valida suma și moneda și pentru a stoca referința la plată.
• Jurnale cumpărări, când doriți să creați linii noi de jurnal de cumpărări pe baza facturilor QR.

Pentru a primi o factură QR printr-un document primit

Primirea unei facturi QR prin documentele primite este utilă mai ales atunci când procesul este automatizat, dar puteți primi manual și o factură QR prin documentele primite.

1. Selectați pictograma, introduceți Documente de intrare, apoi alegeți linkul corelat.
2. În lista Documente de intrare, creați o intrare nouă selectând Nou, apoi Nou.
3. Pe pagina Document de intrare, introduceți o descriere în câmpul Descriere.
4. Pentru a importa factura QR, selectați Acțiuni, apoi QR-Bill, apoi Scanați QR-Bill pentru a scana o factură QR în intrarea de document de intrare.

Sfat

După ce importați factura QR, aveți posibilitatea să verificați dacă există erori pe fila sintetică Detalii potrivire.

Din documentul de intrare aveți posibilitatea să creați un jurnal de cumpărări sau o factură de cumpărare, iar referința la plată din factura QR va fi asociată ambelor.

Notă

Când importați facturi QR, Business Central va încerca să găsească un cont bancar de furnizor care are un IBAN sau QR-IBAN corespunzător. Când importați facturi QR pe documentele primite și, astfel, creați un document sau un jurnal de cumpărări, contul bancar al furnizorului va determina furnizorul de utilizat. Abordarea documentului de intrare ajută la asigurarea faptului că furnizorul corect este asociat.

Primirea unei facturi QR prin comandă de cumpărare sau factură de cumpărare

Primirea unei facturi QR printr-o comandă de cumpărare sau factură de cumpărare validează suma facturii și adaugă referința de plată la registre. Ca și documentele primite, aveți posibilitatea să scanați sau să importați o factură QR într-o comandă de cumpărare sau factură existentă. Acest proces utilizează QR-IBAN sau IBAN din factura QR pentru a găsi furnizorul cu un număr corespunzător. Dacă nu s-a găsit nicio potrivire, nu puteți scana sau importa factura QR. Dacă se întâmplă acest lucru, aveți posibilitatea să creați contul bancar al furnizorului și apoi să permiteți ca factura QR să fie atașată la documentul de cumpărare. Când factura QR este scanată sau importată în documentul de cumpărare, aceasta va adăuga suma, referința de plată și alte informații din factura QR. Aceasta se utilizează pentru validare înainte de a înregistra documentul de cumpărare. Înregistrarea va fi blocată dacă suma comenzii sau a facturii nu se potrivește cu suma din factura QR. Validarea are loc, de asemenea, atunci când scanați sau importați factura QR. Dacă referința la plată este deja utilizată într-o intrare din registrul de furnizori pentru un furnizor, se va afișa o eroare. Furnizorii nu pot emite mai multe facturi QR cu aceeași referință de plată. În mod similar, se va afișa o eroare dacă factura QR și referința de plată au fost deja importate într-un document de cumpărare deschis.

Primirea unei facturi QR printr-un jurnal de cumpărări

Aveți posibilitatea să scanați sau să importați facturi QR direct într-un jurnal de cumpărări. Acest lucru este util atunci când doriți să creați linii de jurnal noi pe baza unei facturi QR. Scanarea sau importul direct într-un jurnal de cumpărări creează o nouă linie de jurnal de cumpărări utilizând furnizorul și suma din factura QR și încearcă să identifice furnizorul găsind un cont bancar furnizor care are un IBAN sau QR-IBAN corespunzător. De exemplu, utilizarea jurnalelor de cumpărare este utilă dacă nu doriți să utilizați comenzi de cumpărare sau facturi.

Reconciliere

La importul tranzacțiilor bancare (camt) pe pagina Jurnal reconciliere plată, se presupune că fișierul include referința la plată, care va găsi automat intrările corespunzătoare din registrul clientului de rezolvat.

Capacități viitoare pentru facturile QR

Suntem de planificare pentru a adăuga capabilități la QR-Bill Management extensie în actualizările viitoare la 2020 lansare val 1. De exemplu, veți avea posibilitatea să primiți facturi QR prin documente de cumpărare și jurnale de cumpărări. Acest lucru va oferi validări suplimentare și vă va permite să automatizați și să raționalizați procesele de primire. Pentru informații despre momentul în care se va întâmpla acest lucru, să păstreze un ochi pe planul nostru de lansare.

A se vedea, de asemenea,

Funcționalitate locală Elveția

Notă

Ne puteți spune despre preferințele dumneavoastră lingvistice de documentare? Fă un scurt sondaj.

Sondajul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date cu caracter personal(declarație de confidențialitate).